Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN poszukuje do zespołu osoby na stanowisko:

Asystent/ka Zastępców Dyrektora

Miejsce pracy: Warszawa

Nr referencyjny: ADM/AD

Opis stanowiska Asystent/ka Zastępców Dyrektora

Podstawowe obowiązki:

Kompleksowe wsparcie w codziennych zadaniach Zastępcy Dyrektora ds. Programowych i Zastępcy Dyrektora ds. Obsługi Klienta i Komunikacji, a w szczególności:

• zarządzanie kalendarzem spotkań;
• organizacja i koordynacja spotkań, w tym: zapraszanie i obsługa gości, przygotowywanie sal i niezbędnych materiałów;
• uczestnictwo w imieniu Zastępców Dyrektora w spotkaniach i dostarczanie informacji (protokołów, notatek podsumowujących spotkanie, dokumentacji, itp.) w określonym przez Zastępców Dyrektora zakresie;
• przygotowywanie i prowadzenie korespondencji (również w języku angielskim);
• przygotowywanie dokumentów do podpisu, w tym sprawdzanie ich kompletności i zgodności z wewnętrznymi procedurami;
• nadzór nad obiegiem dokumentów i przepływem informacji;
• koordynowanie działań prowadzonych przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych w powierzonym przez Zastępców Dyrektora zakresie;
• zbieranie z jednostek organizacyjnych materiałów niezbędnych do przygotowywania oferty programowej Muzeum;
• egzekwowanie terminowego dostarczania raportów/sprawozdań z poszczególnych jednostek organizacyjnych;
• koordynacja zgłoszeń Muzeum do konkursów;
• sporządzanie sprawozdań, raportów, zestawień i prezentacji, w tym redakcja tekstów;
• organizacja i rozliczanie podróży służbowych;
• porządkowanie i archiwizacja dokumentacji;
• współpraca z innymi Działami Muzeum w związku z obsługą asystencką Zastępców Dyrektora.

Wymagania:

• wykształcenie min. średnie;
• doświadczenie w pracy na stanowisku asystenta/ki kierownika, zastępcy dyrektora lub dyrektora;
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego pozwalająca na swobodną komunikację (poziom min. B2);
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (MS Word, MS Excel, PowerPoint, Outlook);
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność koordynowania kilku zadań jednocześnie;
• bardzo duża samodzielność i inicjatywa w działaniu;
• wysoka kultura osobista;
• umiejętność pracy pod presją czasu;
• umiejętność współpracy z innymi oraz radzenia sobie w sytuacjach trudnych;
• motywacja do pracy;
• myślenie analityczne, staranność, dokładność;
• samodzielność, umiejętność długoterminowego planowania;
• komunikatywność, konsekwencja w działaniu i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania.

Mile widziane:

• wiedza z zakresu historii i kultury Żydów polskich.

Oferujemy:

• umowę o pracę na zastępstwo (ok. 1,5 roku) w wymiarze pełnego etatu;
• pracę w zaangażowanym i zmotywowanym zespole;
• możliwość rozwoju zawodowego.

 

CV prosimy przesyłać na adres: [email protected] do dnia 09.02.2020. W tytule wiadomości proszę podać nr referencyjny ogłoszenia: ADM/AD. Informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatkami/kandydatami.

Prosimy o umieszczenie w zgłoszeniach klauzuli: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacyjnych, prowadzonych zarówno obecnie, jak też w przyszłości. Zgoda została wyrażona przeze mnie w trybie zapisów art. 7 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego RODO".