Rekrutujemy na stanowisko osoba ds. obsługi wydarzeń (event manager).

Miejsce pracy: Warszawa

Poziom stanowiska: specjalistka / specjalista

Wynagrodzenie całkowite brutto: 6800–7300 PLN / mies.

Nr referencyjny: SOW/EM

Opis stanowiska

Osoba zatrudniona na tym stanowisku dołączy do zespołu Sekcji Obsługi Wydarzeń i będzie odpowiedzialna za koordynację działań związanych z organizacją wydarzeń na terenie muzeum, w tym za sprawną i zgodną z harmonogramem realizację zadań, współpracę z podmiotami zewnętrznymi oraz zespołem muzeum, a także zapewnienie wysokiego standardu obsługi uczestników i dbałość o wizerunek muzeum.

Podstawowe obowiązki:

• koordynacja wydarzeń organizowanych na terenie muzeum, w tym m.in: eventów, koncertów, pokazów filmowych, wydarzeń promocyjnych, konferencji prasowych, wernisaży;
• przygotowywanie tygodniowych zestawień wydarzeń odbywających się w muzeum oraz komunikacji z koordynatorami wydarzeń w zakresie bieżącej współpracy i procedur;
• przygotowywanie harmonogramów wydarzeń, obejmujących wszystkie etapy ich realizacji – od prac przygotowawczych i zamawiania usług, przez określenie niezbędnych zasobów, koordynację procesu, po jego ewaluację;
• prowadzenie postępowań zgodnie z procedurą zamówień publicznych w celu zapewnienia usług (m.in. tłumaczeniowych i cateringowych) niezbędnych do realizacji wydarzeń, a następnie koordynacja współpracy z podmiotami zewnętrznymi świadczącymi te usługi;
• przygotowywanie umów z podmiotami zewnętrznymi (w zakresie usług i produktów komercyjnych muzeum) i nadzór nad ich realizacją;
• wsparcie zespołu Działu Sprzedaży i Obsługi Klienta w procesie obsługi wynajmów komercyjnych, w szczególności w zakresie komunikacji wewnętrznej, procedur i koordynacji wybranych elementów realizacyjnych;
• dbanie o wysoki standard obsługi klientów oraz pozytywny wizerunek Muzeum;
• utrzymywanie dobrych relacji z klientami i koordynatorami wydarzeń programowych;
• współpraca z Działem Promocji i Marketingu w zakresie  przygotowywania materiałów promocyjnych;
• udział w organizacji wizyt studyjnych oraz w wydarzeniach branżowych.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe;
• co najmniej 2 lata doświadczenia w organizacji złożonych wydarzeń (do 500 uczestników), wymagających współpracy z partnerami zewnętrznymi, zespołem wewnętrznym oraz koordynacji elementów realizacyjnych i logistycznych;
• dyspozycyjność: gotowość do pracy w systemie równoważnym, w godzinach wieczornych (ok. kilka razy w miesiącu) oraz w weekendy (ok. 1–2 razy w miesiącu);
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2;
• biegła znajomość języka polskiego na poziomie C2;
• umiejętność obsługi pakietu Microsoft Office, w szczególności Excel;
• proaktywność i gotowość do ulepszania istniejących procesów i formatów;
• elastyczność i umiejętność pracy w dynamicznym środowisku;
• bardzo dobra organizacja pracy własnej, wielozadaniowość;
• komunikatywność i umiejętność budowania relacji;
• wysoka kultura osobista.

Mile widziane:

• zainteresowanie misją i tematyką działalności Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN;
• doświadczenie pracy w instytucji kultury, w tym w organizacji wydarzeń;
• umiejętność pracy z harmonogramami, dokumentacją i procedurami;
• znajomość lub gotowość do nauczenia się procedur zamówień publicznych;
• znajomość systemu iKSORIS.

Oferujemy:

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w wymiarze pełnego etatu, w równoważnym systemie czasu pracy;
• wynagrodzenie całkowite brutto w przedziale 6 800 – 7 300 zł miesięcznie (poziom wynagrodzenia uzależniony od doświadczenia i kompetencji);
• pracę w zaangażowanym i zmotywowanym zespole;
• możliwość rozwoju zawodowego – udziału w szkoleniach;
• pakiet benefitów, m.in.:
  • dofinansowanie karty sportowej, wypoczynku;
  • "legitymację muzealnika" – po okresie próbnym (bezpłatne wejścia do wielu muzeów w Polsce);
  • dodatkowy dzień wolny („dzień na U”) – który można przeznaczyć na profilaktyczne badania lekarskie;
  • udział w wydarzeniach dedykowanym osobom zatrudnionym;
• możliwość pracy zdalnej przez minimum 1 dzień w tygodniu;
• dogodną lokalizację biura – muzeum w centrum Warszawy.

CV prosimy przesyłać na adres: [email protected]l do dnia 14.04.2026 r. W tytule wiadomości proszę podać nr referencyjny ogłoszenia: SOW/EM.

Zapraszamy do aplikowania wszystkie osoby – różnorodność jest dla nas wartością. Osoby ze szczególnymi potrzebami prosimy o wskazanie w CV preferowanej formy komunikacji.

Informujemy, że skontaktujemy się tylko z osobami wybranymi na podstawie przesłanych aplikacji.

Prosimy o umieszczenie w zgłoszeniach klauzuli: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacyjnych, prowadzonych zarówno obecnie, jak też w przyszłości. Zgoda została wyrażona przeze mnie w trybie zapisów art. 7 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego RODO".